Vylepšujeme si správu emailů
Také si občas říkate, že musí existovat způsob, jak si některé úlohy při práci s emaily ulehčit/zautomatizovat? V tomto článku si právě takové vylepšení práce při správě elektronické pošty ukážeme. Nejprve si však trochu připomeneme některé základy. Přičemž se budeme zabývat, dnes nejrozšířenějšími emailovými klienty mezi běžnými uživateli, totiž těmi webovými.
Obsah
Proč „jen“ webovými?
No vidíte, hned v nadpisu jsme si pomocí uvozovek vlastně odpověděli. Totiž skutečnost je taková, že pokud odhlédneme od komplexních emailový klientů jako jsou Microsoft Outlook, tak se dnešní webové aplikace (označení aplikace je opravdu namístě) v podstatě zcela vyrovnají (ne-li předčí) ty klasické (desktopové).
O podobnosti webových řešení
Avšak oblasti, kterých se v tomto článku dotkneme, jsou analogické jak pro ostatní webové služby, tak i desktopové aplikace (v konkrétních aplikacích však samozřejmě budou určité větší či menší odlišnosti). Konkrétně tedy, budeme postupovat dle nápovědy Seznam Emailu, jedné z nejrozšířenějších služeb v Česku, a jednotlivé body vždy okomentujeme či rozšíříme. Tedy začněmě …
Přehled rozhraní
Po přihlášení do schránky nás přivítá úvodní obrazovka Seznam Emailu, tak jak vidíme na obrázku dále.
Úvodní obrazovka Seznam Email
Logo vlevo nahoře nás vždy přenese právě na tuto úvodní stránku. Pod ním vidíme přehled složek, štítků a odkaz pro správu kontaktů. Dále pak v horní liště, tedy vpravo od zmíněného loga, postupně vidíme vyhledávací pole, adresu právě spravovaného emailu (na obrázku skryto červenou barvou) a odkazy na odlášení, nastavení, službu Lidé.cz a domovskou stránku Seznam.cz. Zbylý prostor si pracovně pojmenujeme hlavní okno emailu a budeme se mu věnovat dále.
Procházíme si seznam doručených emailů
V hlavním okně se zobrazuje buď seznam emailů, nebo znění vybraného emailu, případně oboje najednou (tj. seznam emailů a tzv. podokno čtení), konkrétně zde jsou podrobné informace v kapitole Rozložení schránky. Seznam emailů je přehledný a po najetí nad jednotlivé prvky, třeba jméno odeílatele, se zobrazí podrobnější (rozsáhlejší) informace. Dále kliknutím na ikonu přílohy (ikonka vlevo od datumu), se daná příloha zobrazí rovnou.
Přesuňme se na horní lištu, díky ní můžeme vybrané emaily smazat, označit jako spam, přesunou, označit (např. označit ručně jako (ne)přečtené) a zcela v pravo vidíme tlačítko pro změnu řazení emailů (možností řazení je opravdu mnoho). Při vybírání většího počtu zpráv můžeme využít systémové klávesy.
O využití systémových kláves
Například při zaškrtnutí libovolného emailu, následném stisku klávesy SHIFT a opětovném zaškrtnutím jiného emailu, budou všechny emaily mezi nimi též zaškrtnuty. Dále lze využít analogicky klávesu CTRL, při jejím stisku můžeme vybírat zprávy, anižbychom se museli trefovat do zaškrtávacího políčka zcela vlevo.
Čteme si email
O práci s přílohami
Čtení pošty je veskrze neměnná a nekomplikovaná záležitost. Tedy tento návod pravděpodobně nepřináší nic nového. Mnohem zajímavější jsou možnosti práce s přílohami. Konkrétně možnost otevírat dokumenty pomocí webových aplikací, více se lze dočíst v Office Web Apps. Pro práci s přílohami si lze také pročíst část nápovědy Uložení a otevření přílohy.
Dále je možné z okna emailu zobrazit tzv. hlavičku zprávy. Pomocí hlavičky lze více, či méně úspěšně odhalit neseriózní poštu - mnohem podrobnější návod je k nalezení zde a zde. Mnohdy však postačí zkoumat jen emailovou adresu a porovnat ji s oficiálně uváděnými adresami na stránkách příslušných firem. Konkrétně jde o tzv. internetovou doménu (část za znakem @). Příkladem budiž emaily od „České pošty“ viz třeba zde. Samozřejmě ne každý má čas zkoumat každý email, jde s píše o ty zprávy, u kterých si nejsme jistí.
Píšeme novou zprávu
Taktéž psaní zpráv nepřináší žádné výraznější komplikace. Přeci jen však z nápovědy pro psaní zpráv vyberme čtyři věci k podrobnějšímu zkoumání. Začněme odkazem “Kopie”, ten nám umožňuje odeslat kopii zprávy na další adresy. Po kliknutí na odkaz se zobrazí dvě kolonky: Kopie a Skrytá kopie. Rozdíl je zřejmý při použití kolonky Kopie, každý z adresátů uvidí adresy ostatních adresátů, zatímco Skrytá kopie tomuto zabrání.
Poučka říká, že pokud posíláme email opravdu velkému počtu adresátů, vždy používáme skrývání (aby většina emailové zprávy nebyla jen seznam emailů). Obdobně též postupujeme pokud posíláme obchodní zprávy resp. víme, že se adresáti neznají (tj. chráníme jejich soukromí).
O vyplňování předmětu zprávy
Dále, kolonku Předmět vždy vyplňujeme smysluplnou hlavní myšlenkou, proč email posíláme. Tak tomu totiž velí etiketa, nejde však o nesmyslnou poučku - vždyť každý se určitě snažil najít email, který mu přišel například před dvěmi měsíci. V takovém případě je řádně vyplněný předmět nenahraditelný.
O doručence
Některé emailové služby včetně Seznamu umožňují, nechat si potvrdit přečtení zprávy tzv. doručenkou. Odeslání doručenky není bohužel 100%, vždy záleží, zda tuto funkcionalitu podporuje strana příjemce emailu. Ať už po technické stránce, či zda přímce sám tyto doručenky potvrzuje. Doručenka lze totiž zneužít pro zasílání spamu (odesílatel se totiž vlastně dozví, že adresa příjemce existuje a je využívána).
Nakonec si ukažme možnosti připojování příloh. Kompletní nápovědu lze nalézt zde. Ze zmíněného textu jen vypíchneme, že lze přílohu náhrád do zprávy pouhým přetažením (metoda táhni a pusť).
Organizujeme emaily
K organizaci zpráv máme dvě možnosti, totiž využívat složky a štítky. Jak je využijeme, záleží jen na nás. Jednou větou by se dalo říci, že složka nám vyklidí emaily z doručených zpráv, zatímco díky štítkům emaily zvýrazníme.
O štítku vs složce
Konkrétně, často se štítek využívá k odlišení důležitosti zprávy (např. “nepospíchá”, “reagovat”, “rodina”), zatímco do složky můžeme umístit emaily s např. fakturami (tj. zpráva nám tak nepřekáží mezi ostatními emaily, ale kdykoliv stačí jen kliknou na tuto složku a hned vidíme všechny emaily s fakturami).
O Hvězdičce a Archivu
Seznam Email dále nabízí ještě dvě možnosti organizace. Speciální štítek Hvezdička, jehož výhodou je možnost označování zpráv přímo ze seznamu emailů (ikonka se nachází vlevo od předmětu a také kolonky od). A speciální složku Archiv, která je také lépe přístupná oproti ostatním složkám.
Hledáme emaily
Nyní jsme se konečně probojovali k oněm pokročilejším metodám. Odkažme nejprve na příslušnou část nápovědy: Vyhledávání ve schránce. Pokud použijeme jen samotné vyhledávací políčko, nedochází k prohledávání složek Koš a Spam. Vyhledáváme prostým zapsáním daného slova, pokud chceme zároveň vyhledávat další slovo, prostě jej oddělíme mezerou. Tedy pokud zapíšeme banka výpis emailový klient vyhledá všechny zprávy, kde se vyskytuje jak slovo banka, tak také slovo výpis (pravděpodobně tedy hledáme výpis z účtu).
O logice vyhledávání
Můžeme samozřejmě vyhledávání zkonkretizovat, tedy banka výpis "20\. 1\. 2013". Proč jsme u datumu použili úvozovky? Protože jinak by nám počítač zobrazil všechny zprávy, kde se vyskytují číslovky 20., 1. a 2013. Což je zbytečné, neboť jde o datum a je logické jej hledat takto v celku. Alternativně můžeme používat znak plus a to takto 20.+1.+2013. Tedy při hledání konkrétního slovního spojení musíme použít úvozovky, či znak plus, dále při hledání nejsou rozlišována malá či velká písmena!
Věděli jste …
Ve skutečnosti totiž nejde o nic jiného než o (fulltextové) vyhledávání v databázi, chcete-li katalogu. Tedy zcela analogické vyhledávání jako třeba při vyhledávání v internetu pomocí Seznamu či Googlu. Vzhledem k tomu, že se věnujeme Seznam Emailu, použijeme odkaz na Pokročilé hledání ve fulltextovém vyhledávačí právě firmy Seznam.
Když se opět vrátíme k práci s emaily, je nutné říci, že v článku zmíněné operátory
intitle, inurl, intext, site, filetype a hostv případě emailu nahrazují operátoryfrom(adresa odesílatele),to(adresa příjemce),subject(předmět zprávy),attachment(příloha),flags:unread(zpráva je nepřečtená),label(je ve složce / označeno štítkem, speciálnělabel:markedoznačuje hvězdičku).Avšak Seznam Email nabízí možnosti pokročilého hledání anižbychom museli tyto operátory znát, to si hned ukážeme.
O pokročilém vyhledávání
V nápovědě si všimněme hlavně části Pokročilé hledání. Čeho nejčastěji využít při vyhledávání? Určitě jméno nebo dokone email odesílatele je velmi nápomocný. Dále pak nějaké informace v předmětu hledané zprávy. V případě naší banky lze tedy použít info@kb.cz (v poli od) a Výpis (v poli předmět). Také příloha nám při hledání může pomoci, v lepším případě zhruba víme její název, v horším lze alespoň odhadnout příponu (.pdf - „oficiální“ dokumnety, .doc, .docx - dokumenty, .ppt, .pptx - prezentace, .xls, .xlsx - tabulky, .txt - text, podrobnější seznam např. zde).
Filrujeme poštu
Nyní bychom měli vědět, jak lze poštu organizovat a vyhledávat. A co tedy tyto funkce zautomatizovat? Od toho tu jsou filtry. Filtr se skládá z podmínky a akce. Podmínka není nic jiného než to, co za emaily má filtr vyhledat (chcete-li, na které se má filtr aplikovat akci). Akce pak „říká“ filtru, jak s nalezenými zprávami naložit.
O jednoduchém filtrování
Ukažme si příklad. Přáli bychom si, aby se reklamní sdělení automaticky přesouvala do zvláštní složky Reklama. Tedy vytvoříme složku Reklama, ve filtru nastavíme akci Přesuň do složky a vybereme naši složku Reklama. Nejkomplikovanější je však podmínka. Můžeme postupovat tak, že nastavíme hledání na předmět a budeme hledat řetězec “obchodní sdělení”.
Může se však stát, že se naše reklama nechvástá, že je reklama. Také nám může chodit reklama z různých zdrojů. Takovou situaci bychom mohli řešit „hrubou“ silou a to vypsat jako podmínky všechny emailové adresy. Pokud by jich bylo moc, je výhodnější se pokusit najít nějaké společné atributy (jako když jsme nastavili vyhledávání “obchodní sdělení”). To však záleží na naší šikovnosti, bohužel zcela obecný návod neexistuje. Určitě se vyplatí prvně si takové emaily pokusit vyhledat a poté použité podmínky přepsat do příslušného filtru.
Pokud bychom si přáli obdobně oddělit zprávy od koleků z práce. Je výhodnější si založit v kontaktech skupinu kolegové (podrobnější návod zde) a do ní umístit emaily našich kolegů. Jako podmínku ve filtru pak lze zvolit možnost “Odesílatel je ve skupině”.
O sofistikovanějším použití filtrů
Vraťme se ještě nachvíli k reklamě. I zde totiž můžeme založit skupinu v kontaktech pro „reklamní“ emaily, bohužel tak budou tyto emailové adresy v kontaktech zbytečně zabírat místo. Dále pak záleží, zda bychom si přáli zahrnout reklamní sdělení i od institucí (banka, pojišťovna, …). V takovém případě nám jen skupina nepomůže a budeme muset přidat podmínku pro vyhledávání například v předmětu. Případně pro tyto „problematické“ zprávy vytvořit speciální filtr, kde nastavíme aby zpráva splňovala všechny podmínky (pole od a např. pole předmět). Na druhou stranu, tyto organizace jsou většinou férové a velmi často používají zmíněné slovní spojení “obchodní sdělení”.
O automatizovaných odpovědí
Filtry nemusíme využívat jen k organizaci zpráv. V případě, že jedeme na dovolenou můžeme vytvořit filtr pro automatickou odpověď „Jsem na dovolené od do“, více zde.
Nastavujeme si emailového klienta
O automatickém vkládání podpisu
Nápovědu k nastavení nalezneme na tomto odkazu: Nastavení schránky. Zde si všimněme možnosti “Připojovat podpis”. Tato funkce nám umožní automaticky přidávat zadaný text na konec emailu. Nejčasteji tak lze přidávat jméno a příjmení, případně lze přidat řádek, kde bude uveden email, na ketrý má adresát reagovat, či jiné důležité (firemní) kontakty (poštovní adresa, telefon, …).
Na závěr
Přestože jsou tyto funkce známé již velmi dlouho (existují snad již od prvních emailových klientů), tak stále mnoho lidí nevyužívá zcela jejich potencionál. Když se zaměříme na vyhledávání, tak v tomto případě jde „jen“ o přístup. Ve skutečnosti člověk při hledání nepostupuje jinak, jde o to „pojmenovat nahlas“ tento náš myšlenkový postup. Filtry, složky a štítky pak zamezí otravnému opětovnému vyhledávání stále stejných „věcí“.
Bohužel, pokud člověk využívá emailovou komunikaci velmi aktivně, vždy při správě (jejich hledání či tříděné) pocítí jisté nepohodlí. Obdobně jako u klasické pošty je také nutné si uvědomit, že si nemůžeme schovat navěky všechny zprávy. Mazání „nepodstatných“ zpráv také pomůže při hledání těch důležitějších.
Přeji hodně štěstí a pevných nervů při správě vašich emailových schránek!